Musyawarah Ambalan/ Racana (Bag.II)

Berikut ini salah satu contoh agenda acara yang dibuat dalam rangka musyawarah Ambalan/ Racana. Agenda acara ini juga dibicarakan dalam sidang pendahuluan.




NO AGENDA ACARA PIMPINAN RAPAT WAKTU KETERANGAN



1 Up.Pembukaan Musyawarah Panitia/ Petugas 15 Menit Dibuka Oleh Kakak Pembina
2 Sidang Pendahuluan
1.Tata Tertib sidang
2. Pemilihan Presidium
Pradana/ Ketua Racana
60 Menit
Aturan selama bersidang, agenda acara, cara ambil keputusan/ suara jumlah komisi dlm sidang dll.
Presidium 3 orang, terdiri 1 ketua dan 2 anggota.
Dilanjutkan penyerahan palu sidang

3 Persidangan
a. Sidang Pleno I
1. Mendengarkan Laporan Pertanggung jawaban Pengurus lama
2. Tangapan peserta musyawarah

b. Sidang Pleno II
Rapat Komisi

c. Sidang Pleno III
1. Mendengarkan laporan masing-masing komisi.
2. Mengesahkan hasil rapat komisi.
3. Membentuk tim perumus dan memberikan kesempatan tim perumus untuk rapat.
4. Pemilihan Pradana/ Ketua Racana

Presidium

Presidium

Masing masing Ketua Komisi

Presidium

30 menit

30 Menit

10 Menit

60 Menit

45 Menit

15 Menit

30 Menit

pradana/ Ketua racana membacakan isi materi pertangungjawaban.

Peserta memberi tanggapan/ solusi.

Pengurus lama berikan jawaban/ argumentasi.

Apabila sdh diketemukan persamaan pendapat dan peserta sidang menyetujui, maka presidium dapat mengesahkan laporan pertanggung jawaban.

Dilanjutkan penyerahan Laporan pertajwbn. Kepada presidium





Presidium membuka rapat pleno II dan membagi peserta sidang menjadi beberapa komisi. Jumlah komisi sesuai dengan tata tertib sidang.




Tiap komisi memilih ketua, sekretaris, dan pelapor.

Tiap komisi ber musyawarah sesuai bidangnya, mis. Kom. Organisasi dan keuangan, Kom. Program kegiatan, Kom. Adat./Sandi dst






Presidium membuka Pleno III



Dibacakan oleh pelapor. Presidium Memberikan kesempatan kpd pst sidang unt. Menanggapi.

Tehnis memberikan tanggapan boleh setelah semua komisi melaporkan atau dibahas setelah tiap komisi melaporkan



Hasil rapat komisi disyahkan setelah peserta sidang menyetujui.


Tim perumus bertugas menyempurnakan hasil rapat komisi yang sdh dibahas. Anggota Tim perumus dapat terdiri semua ketua komisi

Dan memilih ketua, sekretaris serta pelapor.

Peserta sidang lainnya istirahat atau dpt digunakan melobi calon pengurus



Tehnis pemilihan sesuai hasil rapat komisi bidang organisasi.

Bilamana ada tim formatur maka ditetapkan siapa sajakah yang menjadi anggota tim formatur, Jumlah tim formatur ( Ganjil ) dan masa baktinya.

Presidium menutup rapat pleno III





4 Sidang Penutup
a. Membacakan seluruh hasil dan kesimpulan selama sidang.
b. Menutup Sidang.

Presidium
15 Menit

Presidium Menyerahkan hasil seluruh materi sidang kepada Pradana/ Ketua Racana terpilih untuk menyelesaikan tugas tugasnya.

Presidium menyerahkan kembali palu sidang kepada Pradana/ Ketua Racana Terpilih.

5 Upacara Penutupan
Musyawarah
Panitia/ Petugas
15 Menit
Ditutup oleh Kakak Pembina




Agenda acara di atas merupakan contoh bentuk musyawarah yang sering dilaksanakan dalam Ambalan/ Racana. Para Penegak dan Pandega dapat pula menyusun agenda sidang sesuai dengan situasi, kondisi dan kebutuhan. Ukuran waktu adalah relatif, bisa lebih cepat atau bahkan molor. Untuk itu peserta musyawarah harus disiplin menepati waktu dalam mengikuti kegiatan tersebut.

Ada beberapa catatan dalam penyelengaraan musyawarah :
Bila agenda acara sidang seperti di atas maka dapat dilakukan dalam waktu 1 hari ( pagi s/d siang – sore )
Apabila memilih Opsi dibentuk tim Formatur dalam penyusunan Pengurus maka setelah Musyawarah Ambalan/ Racana dapat pula dilanjutkan dengan rapat tim Formatur dan ditetapkan hasilnya, kemudian dilanjutkan dengan acara pelantikan.
Agar Penyelenggaran musyawarah berjalan dengan lancar maka perlu persiapan – persiapan sebelumnya., antara lain menyusun draf – draf apa saja yang akan dibahas. Misalnya draf tata tertib/ agenda sidang, draf bahan sidang komisi-komisi/ bidang dll. Bila perlu menyusun draf atau format SK pengesahan masing-masing sidang/ rapat.
Selamat melaksanakan Musyawarah Ambalan/ Racana.